Einleitung:
Notarielle Urkunden dokumentieren häufig wichtige Lebensentscheidungen – etwa Immobilienkäufe, Testamente, Eheverträge oder Unternehmensgründungen.
Viele Menschen stellen sich deshalb die Frage, wie lange solche Urkunden aufbewahrt werden und was geschieht, wenn sie selbst keine Ausfertigung oder Abschrift mehr besitzen.
Die Aufbewahrung notarieller Urkunden ist gesetzlich geregelt. Seit dem Jahr 2022 gelten dabei neue Vorschriften, die neben der klassischen Papieraufbewahrung auch die elektronische Verwahrung berücksichtigen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fristen gelten und wie notarielle Urkunden langfristig gesichert werden.
Warum werden notarielle Urkunden überhaupt aufbewahrt?
Notarielle Urkunden haben häufig eine dauerhafte rechtliche Bedeutung.
Auch Jahrzehnte nach ihrer Errichtung kann es erforderlich sein, auf den Inhalt einer Urkunde zurückzugreifen.
Dies betrifft beispielsweise:
- Immobilienkaufverträge
- Testamente
- Erbverträge
- Eheverträge
- Gesellschaftsverträge
- Schenkungsverträge
- Übergabeverträge
Die gesetzliche Aufbewahrung stellt sicher, dass Urkunden auch nach vielen Jahren noch verfügbar sind.
Wie lange werden notarielle Papierurkunden aufbewahrt?
Die Aufbewahrungsdauer hängt davon ab, wann die Urkunde errichtet wurde.
Papierurkunden bis einschließlich 2021
Papierurkunden, die vor dem Jahr 2022 errichtet wurden, werden grundsätzlich
100 Jahre
in der Urkundensammlung verwahrt.
Papierurkunden ab 2022
Für Papierurkunden, die seit dem Jahr 2022 errichtet werden, gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von
30 Jahren
für die Papierfassung.
Warum wurde die Aufbewahrungsfrist für Papierurkunden verkürzt?
Der Grund liegt in der fortschreitenden Digitalisierung des Notariats.
Seit dem Jahr 2022 werden notarielle Urkunden nicht mehr ausschließlich in Papierform aufbewahrt.
Zusätzlich erfolgt eine elektronische Sicherung.
Dadurch steht die Urkunde dauerhaft digital zur Verfügung.
Der Gesetzgeber geht deshalb davon aus, dass eine parallele Aufbewahrung der Papierurkunde über 100 Jahre nicht mehr erforderlich ist.
Was ist die elektronische Urkundensammlung?
Neben der Papierurkunde wird seit 2022 eine elektronische Fassung der Urkunde gespeichert.
Diese wird in der elektronischen Urkundensammlung der Bundesnotarkammer verwahrt.
Die elektronische Speicherung bietet mehrere Vorteile:
- langfristige Sicherung
- bessere Verfügbarkeit
- Schutz vor Verlust
- Schutz vor Beschädigung
- moderne Archivierung
Wie lange werden elektronische Urkunden aufbewahrt?
Die elektronische Fassung wird grundsätzlich
100 Jahre
aufbewahrt.
Damit bleibt die langfristige Verfügbarkeit notarieller Urkunden auch nach Ablauf der Papieraufbewahrung gewährleistet.
Kann ich auch nach vielen Jahren noch eine Abschrift erhalten?
Ja.
Solange die Urkunde ordnungsgemäß verwahrt wird und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, können berechtigte Personen Ausfertigungen oder Abschriften erhalten.
Ob und in welchem Umfang dies möglich ist, hängt vom jeweiligen Einzelfall sowie von der Art der Urkunde ab.
Was passiert, wenn die Amtszeit des Notars endet?
Viele Menschen fragen sich, was mit den Urkunden geschieht, wenn ein Notar in den Ruhestand geht oder sein Amt endet.
Die Verwahrung endet nicht mit der Amtszeit des Notars.
Die Urkundensammlung bleibt weiterhin gesichert.
Früher: Verwahrung durch Amtsgerichte
Bis zum Jahr 2022 wurden die Urkundensammlungen in solchen Fällen regelmäßig von den zuständigen Amtsgerichten übernommen.
Heute: Verwahrung durch die Notarkammer
Seit der Reform des Urkundenwesens übernehmen die Notarkammern diese Aufgabe.
Dadurch bleibt die langfristige Sicherung der Urkunden gewährleistet.
Können notarielle Urkunden verloren gehen?
Das Risiko eines Verlustes ist äußerst gering.
Notarielle Urkunden unterliegen strengen gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich:
- Verwahrung
- Dokumentation
- Archivierung
- Sicherung
Durch die Kombination aus Papieraufbewahrung und elektronischer Speicherung bestehen mehrere Schutzmechanismen.
Welche Urkunden werden besonders häufig nach Jahren noch benötigt?
In der Praxis werden häufig erneut angefordert:
- Immobilienkaufverträge
- Schenkungsverträge
- Übergabeverträge
- Eheverträge
- Gesellschaftsverträge
- Grundschuldbestellungen
Gerade bei Grundstücksangelegenheiten oder Erbfällen kann der Zugriff auf ältere Urkunden noch Jahrzehnte später erforderlich sein.
Welche Vorteile bietet die elektronische Archivierung?
Die Digitalisierung der Urkundensammlung soll die langfristige Sicherung weiter verbessern.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- höhere Ausfallsicherheit
- Schutz vor Beschädigungen
- bessere Archivierung
- langfristige Verfügbarkeit
- moderne Datensicherung
Die elektronische Verwahrung ergänzt damit die traditionelle Urkundensammlung sinnvoll.
Kurz erklärt: Wie lange werden notarielle Urkunden aufbewahrt?
Notarielle Papierurkunden, die vor 2022 errichtet wurden, werden grundsätzlich 100 Jahre aufbewahrt. Seit 2022 gilt für die Papierfassung regelmäßig eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren. Zusätzlich wird eine elektronische Fassung der Urkunde in der elektronischen Urkundensammlung der Bundesnotarkammer für 100 Jahre gespeichert.
Häufig gestellte Fragen zur Aufbewahrung notarieller Urkunden
Papierurkunden vor 2022 werden grundsätzlich 100 Jahre aufbewahrt. Seit 2022 errichtete Papierurkunden werden regelmäßig 30 Jahre verwahrt.
Die elektronische Fassung wird grundsätzlich 100 Jahre aufbewahrt.
Heute übernimmt regelmäßig die zuständige Notarkammer die weitere Verwahrung.
Berechtigte Personen können unter bestimmten Voraussetzungen Abschriften oder Ausfertigungen erhalten.
In der elektronischen Urkundensammlung der Bundesnotarkammer.
