Das Online-Verfahren beim Notar: Was ist digital möglich?

Was ist das notarielle Online-Verfahren?

Das notarielle Online-Verfahren ermöglicht bestimmte Beurkundungen und Beglaubigungen, ohne dass sämtliche Beteiligten persönlich in der Geschäftsstelle des Notars erscheinen müssen.

Die Beteiligten und der Notar treffen sich stattdessen über das speziell für notarielle Online-Verfahren vorgesehene Videokommunikationssystem.

Das Verfahren ist gesetzlich geregelt und darf nur für Angelegenheiten eingesetzt werden, für die der Gesetzgeber die Online-Durchführung ausdrücklich zugelassen hat.

Welche notariellen Angelegenheiten können online erledigt werden?

Derzeit steht das Online-Verfahren insbesondere für bestimmte Vorgänge im Gesellschafts- und Registerrecht zur Verfügung.

Dazu gehören:

• Gründung einer GmbH,
• Gründung einer UG (haftungsbeschränkt),
• bestimmte Gründungsvollmachten für GmbH und UG,
• einstimmige Gesellschafterbeschlüsse einer GmbH oder UG, beispielsweise bestimmte Satzungsänderungen oder Kapitalmaßnahmen,
• Anmeldungen zum Handelsregister,
• Anmeldungen zum Gesellschaftsregister,
• Anmeldungen zum Vereinsregister,
• Anmeldungen zum Genossenschaftsregister,
• Anmeldungen zum Partnerschaftsregister.

Welche Form des Online-Verfahrens erforderlich ist, hängt davon ab, ob eine notarielle Beurkundung oder lediglich eine Beglaubigung erforderlich ist.

Kann ich eine GmbH vollständig online gründen?

Ja. Eine GmbH kann grundsätzlich im notariellen Online-Verfahren gegründet werden.

Dabei findet die erforderliche notarielle Beurkundung mittels Videokommunikation statt.

Auch die für die Eintragung der Gesellschaft erforderliche Handelsregisteranmeldung kann elektronisch beglaubigt und anschließend vom Notar beim Registergericht eingereicht werden.

Das gilt entsprechend auch für die Gründung einer UG (haftungsbeschränkt).

Kann jede GmbH-Gründung online durchgeführt werden?

Das Online-Verfahren ist nicht auf die Verwendung des gesetzlichen Musterprotokolls beschränkt.

Auch eine GmbH oder UG mit individuell gestaltetem Gesellschaftsvertrag kann grundsätzlich online gegründet werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für das Online-Verfahren erfüllt sind.

Dadurch eignet sich das Verfahren nicht nur für besonders einfache Standardgründungen.

Können Handelsregisteranmeldungen online vorgenommen werden?

Ja.

Handelsregisteranmeldungen können grundsätzlich im notariellen Online-Verfahren beglaubigt werden.

Dies betrifft nicht nur GmbH und UG, sondern kann beispielsweise auch andere Unternehmensformen und verschiedene Änderungen bestehender Registereintragungen betreffen.

Die eigentliche Einreichung beim Handelsregister übernimmt anschließend der Notar.

Können auch Vereinsregister und andere Register online erledigt werden?

Ja.

Neben Handelsregisteranmeldungen sind mittlerweile auch Online-Anmeldungen zu weiteren Registern möglich.

Hierzu gehören insbesondere:

• Vereinsregister,
• Partnerschaftsregister,
• Genossenschaftsregister,
• Gesellschaftsregister für die eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts (eGbR).

Damit ist der Anwendungsbereich notarieller Online-Verfahren inzwischen deutlich größer als bei ihrer ursprünglichen Einführung.

Kann auch eine GbR das Online-Verfahren nutzen?

Ja.

Anmeldungen einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts zum Gesellschaftsregister können online beglaubigt werden.

Das kann beispielsweise relevant sein bei:

• erstmaliger Eintragung als eGbR,
• Änderung von Gesellschaftern,
• Änderungen weiterer Registerangaben,
• Auflösung der Gesellschaft.

Auch hier erfolgt die notarielle Beglaubigung mittels Videokommunikation.

Welche notariellen Angelegenheiten können nicht online erledigt werden?

Das Online-Verfahren steht nur für gesetzlich ausdrücklich zugelassene Vorgänge zur Verfügung.

Nicht einfach auf das Online-Verfahren übertragen werden können daher beispielsweise klassische notarielle Angelegenheiten wie:

• Immobilienkaufverträge,
• Grundstücksübertragungen,
• Schenkungen von Grundstücken,
• Eheverträge,
• Erbverträge,
• sonstige Beurkundungen, für die das Gesetz keine Videobeurkundung zulässt.

Ein allgemeiner „Online-Notar“, bei dem sämtliche notariellen Vorgänge per Video erledigt werden können, existiert daher nicht.

Wie läuft ein Online-Termin beim Notar ab?

Das Online-Verfahren ähnelt in seinen wesentlichen rechtlichen Funktionen einer Beurkundung beziehungsweise Beglaubigung in Präsenz, wird jedoch technisch anders durchgeführt.

1. Vorbereitung des Verfahrens

Zunächst werden die für das jeweilige Verfahren erforderlichen Angaben und Unterlagen zusammengestellt.

Der Notar bereitet anschließend die benötigten Dokumente vor.

2. Identifizierung der Beteiligten

Auch im Online-Verfahren muss der Notar die Identität der Beteiligten zuverlässig feststellen.

Hierfür sieht das Beurkundungsgesetz elektronische Identifizierungsmöglichkeiten und die elektronische Übermittlung eines Lichtbildes aus einem geeigneten Ausweisdokument vor.

3. Videokonferenz mit dem Notar

Die Beteiligten und der Notar treffen sich über das gesetzlich vorgesehene Videokommunikationssystem.

Bei einer Beurkundung wird eine elektronische Niederschrift aufgenommen. Die für eine notarielle Beurkundung geltenden Prüfungs-, Belehrungs- und Verfahrenspflichten entfallen nicht dadurch, dass der Termin digital stattfindet.

4. Qualifizierte elektronische Signatur

An die Stelle der handschriftlichen Unterschriften treten bei der elektronischen Niederschrift qualifizierte elektronische Signaturen.

Damit wird die elektronische Urkunde rechtswirksam signiert.

5. Einreichung beim Register

Ist eine Registeranmeldung erforderlich, übernimmt der Notar anschließend die elektronische Übermittlung der erforderlichen Unterlagen an das zuständige Registergericht.

Welche technischen Voraussetzungen benötige ich?

Für die Teilnahme an einem notariellen Online-Verfahren werden geeignete technische Voraussetzungen benötigt.

Dazu gehören insbesondere:

• internetfähiges Gerät,
• stabile Internetverbindung,
• Kamera und Mikrofon,
• geeignetes Ausweisdokument beziehungsweise elektronisches Identifizierungsmittel,
• die für das Online-Verfahren erforderlichen technischen Anwendungen.

Die Identifizierung ist ein wesentlicher Bestandteil des Verfahrens und kann nicht einfach durch das Vorzeigen eines Ausweises über eine gewöhnliche Videokonferenz ersetzt werden.

Läuft das Online-Verfahren über Zoom, Teams oder Skype?

Nein.

Notarielle Online-Verfahren werden nicht über gewöhnliche Videokonferenzdienste durchgeführt.

Die Bundesnotarkammer betreibt hierfür ein eigenes Videokommunikationssystem, das speziell für notarielle Urkundstätigkeiten vorgesehen ist.

Über dieses System werden unter anderem Videokommunikation, elektronische Identifizierung und Funktionen zur Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen technisch ermöglicht.

Welcher Notar ist für ein Online-Verfahren zuständig?

Auch wenn der Termin digital stattfindet, kann nicht beliebig jeder Notar in Deutschland ausgewählt werden.

Für Online-Verfahren gelten besondere Regeln zur örtlichen Zuständigkeit.

Maßgeblich ist der Amtsbereich des Notars. Dieser entspricht grundsätzlich dem Bezirk des Amtsgerichts, in dem sich der Amtssitz des Notars befindet.

Damit die Online-Urkundstätigkeit als innerhalb dieses Amtsbereichs ausgeübt gilt, muss einer der gesetzlich vorgesehenen Anknüpfungspunkte vorhanden sein.

Wann besteht der notwendige örtliche Bezug?

Bei einer Gesellschaft kann ein entsprechender Bezug insbesondere bestehen, wenn sich im Amtsbereich des Notars befindet:

• der Sitz der Gesellschaft,
• der Wohnsitz oder Sitz eines organschaftlichen Vertreters, beispielsweise eines Geschäftsführers,
• der Wohnsitz oder Sitz eines Gesellschafters, sofern dessen Gesellschafterstellung aus dem Handelsregister oder einem vergleichbaren Register ersichtlich ist.

Das Online-Verfahren hebt die örtlichen Grenzen notarieller Amtstätigkeit daher nicht auf.

Ist eine Online-Beurkundung weniger rechtssicher?

Nein.

Das notarielle Online-Verfahren ist kein vereinfachter Ersatz für eine notarielle Beurkundung.

Es handelt sich um ein gesetzlich geregeltes notarielles Verfahren mit besonderen technischen Sicherheitsanforderungen.

Auch online muss der Notar seine gesetzlichen Prüfungs- und Belehrungspflichten erfüllen und die Identität der Beteiligten feststellen.

Lediglich die technische Durchführung unterscheidet sich von einem klassischen Präsenztermin.

Welche Vorteile bietet das notarielle Online-Verfahren?

Insbesondere im Gesellschafts- und Registerrecht kann das Verfahren praktische Vorteile bieten:

• keine Anreise zum Notartermin,
• Teilnahme von unterschiedlichen Orten,
• vollständig digitale Abwicklung geeigneter Vorgänge,
• geringerer organisatorischer Aufwand,
• effiziente Durchführung insbesondere bei Registerangelegenheiten.

Gleichzeitig bleibt die notarielle Prüfung und Beratung Bestandteil des Verfahrens.